Trộn thư là tính năng hữu ích trong Word, tính năng này cho phép bạn tiết kiệm được nhiều thời gian khi phải thao tác với văn bản dạng chèn danh sách vào một tài liệu cố định như thư mời, thư cảm ơn, giấy chứng nhận,… đặc biệt đối với thầy cô giáo, việc tạo 1 loạt giấy khen trong những dịp như cuối học kỳ hay cuối năm học là việc phải làm thường xuyên.
Không phải ai cũng có thể làm việc này một cách nhanh chóng và có hiệu quả tốt, chính vì vậy mình sẽ hướng dẫn các bạn cách trộn thư trong word một cách đơn giản và hiệu quả.
Cách trộn thư trong Microsoft Word
Đầu tiên, bạn cần có file word gốc có sẵn để chèn thông tin vào.
(Ví dụ đây là mẫu phôi giấy khen)
và danh sách học sinh đạt các danh hiệu trong năm học:
Danh sách này chúng ta đặt tên file là "danh sach khen thuong"
Đối với Word 2003
Bước 1: Mở file word cần trộn thư, đặt chuột vào nơi cần chèn như hình bên dưới mình ký hiệu là 1, 2,3; sau đó vào Tools, chọn Letters and Mailings và chọn tiếp Mail Merge…
Bước 2: Tại khung Mail Merge xuất hiện bên phía tay phải trang word ta chọn Letters và nhấn Next.
Bước 3: Chọn mục Use the current document và tiếp tục nhấn Next.
Bước 4: Chọn Use an existing list (dùng danh sách có sẵn) và nhấn Next. Bạn cũng có thể tạo mới danh sách bằng cách nhấp vào tùy chọn Type a new list.
Bước 5: Chọn đường dẫn đến file word hay Excel cần chèn, nhấp chọn file sau đó nhấn Open.
Bước 6: Chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK.
Bước 7: Nếu muốn chèn tất cả các dòng nhấp chọn Sellect All. Còn nếu chèn chọn lọc thì bỏ chọn trước dòng dữ liệu không muốn chèn, sau đó nhấn OK.
Bước 8: Tiếp tục nhấn Next
Bước 9: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó kích vào More Items…
Bước 10: Xuất hiện cửa sổ Insert Merge Field, ta chọn đúng trường dữ liệu cần chèn và nhấn Insert để tiến hành chèn. Nhấn Close để đóng cửa sổ.
Khi chèn xong văn bản của bạn sẽ có định dạng như hình trên, ở đây ta có thể thay đổi font chữ cho phù hợp bằng cách bôi đen nơi cần thay đổi rồi thay đổi cho phù hợp
Bước 11: Lặp lại bước trên cho đến khi chèn hết các trường dữ liệu mong muốn. Sau đó nhấn Next để xem kết quả.
Bước 12: Nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 13: Kích vào Edit individual letters… để xem toàn bộ danh sách sau khi trộn.
Bước 14: Chọn All
Bước 15: Bạn cũng có thể lưu danh sách này bằng cách nhấn Ctrl + S, sau đó chọn nơi lưu, nhập tên file và nhấn Save để lưu.
Đối với Word 2007, 2010, 2013 các bạn làm tương tự, chỉ khác 1 chút xíu ở bước 1 vì giao diện của các bản này hơi khác so với bản 2003
Bước 1: Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…
các bước còn lại làm tương tự như word 2003. Chúc các bạn thành công!
No comments:
Post a Comment